บทความ
25 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
25 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
แน่นอนว่า คนทำงานแทบทุกคนย่อมอยากให้งานที่ทำออกมาได้ผลดี มีประสิทธิภาพ แต่ก็ใช่ว่างานทุกงานจะราบรื่นไปเสียหมด เพราะงานแต่ละอย่างก็จะมีรายละเอียดแตกต่างกันไป รวมถึงเพื่อนร่วมงาน หรือทีมเวิร์คที่ดีก็มีส่วนสำคัญด้วยกันทั้งนั้น รวมไปถึงการวางตัวและปัจจัยอื่น ๆ อีกสารพัด แต่ไม่ต้องเป็นกังวลแต่อย่างใด เพราะวันนี้กระปุกดอทคอม ได้คัดสรร 25 วิธีดี ๆ ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมาบอกกัน ซึ่งทั้ง 25 ข้อนั้นจะมีอะไรบ้าง ลองมาดูกันเลย..
1. ทำสิ่งที่ไม่อยากทำซะก่อน วิธีนี้ก็เหมือนการทานก๋วยเตี๋ยวที่มักจะทานเส้นก่อน แล้วเหลือลูกชิ้นเอาไว้ปิดท้าย เช่นเดียวกับการทำงาน ย่อมมีเรื่องที่ไม่ถนัดเข้ามาอยู่เสมอ ฉะนั้นแล้วทำงานที่ไม่ถนัดให้เสร็จเสียก่อน เพื่อที่จะได้ทำในส่วนที่ถนัดได้อย่างเต็มที่
2. พุ่งเป้าไปที่เรื่องใดเรื่องหนึ่งเท่านั้น ในระหว่างการทำงานหากคุณทำกิจกรรมอื่น ๆ อาทิเช่น ทานอาหาร เล่นเฟซบุ๊ก เปิดทวิตเตอร์ ดูโทรทัศน์ หรือทำนั่นนี่โน่น ที่ไม่เกี่ยวกับหน้าที่การงานแล้วล่ะก็ขอให้หยุดไว้ก่อน เพราะนั่นอาจทำให้งานเกิดความล่าช้า แถมยังทำให้ทำงานได้ไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควรอีกด้วย คุณควรจะมุ่งความสนใจในการทำงานให้สำเร็จลุล่วงไปก่อน จะดีกว่าเยอะเลยล่ะ
3. มีระบบการทำงานที่เป็นขั้นเป็นตอน เพื่อให้งานที่คุณทำมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น คุณควรที่จะมีการวางแผนจัดระบบการทำงานให้เป็นขั้นเป็นตอนชัดเจน โดยอาจจะเริ่มจากการแยกแยะสิ่งที่ต้องทำและสิ่งที่ยังไม่ต้องทำให้เห็นเด่นชัด เพื่อจะได้ตัดสินใจลงมือทำอย่างถูกต้อง อีกทั้งจัดหมวดหมู่ของงานที่มีลักษณะเดียวกันให้อยู่ด้วยกัน เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลต่าง ๆ วิธีเหล่านี้จะช่วยให้คุณทำงานได้รวดเร็ว สะดวก และคล่องตัวมากขึ้น
4. ยอมรับข้อบกพร่องของตัวเอง ชีวิตคนเราไม่ได้ดีเลิศไปซะทุกด้าน มีผิด มีพลาด หรือขาดตกบกพร่องไปบ้างถือเป็นเรื่องธรรมดา ฉะนั้นแล้วยอมรับในข้อบกพร่องของตัวเอง เรียนรู้และนำไปแก้ไขต่อไป เชื่อได้ว่าจะส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานให้ดีมากขึ้นแน่นอน
5. ใช้วิธีลัดต่าง ๆ ให้เกิดประโยชน์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ ช่วยให้คุณทำงานได้รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น แต่จะดีกว่านั้นอีกหากคุณเรียนรู้และรู้จักวิธีลัดต่าง ๆ ทั้งปุ่มคีย์ลัดสำคัญ ๆ เช่น Ctrl+C หรืออื่น ๆ อีกมากมาย เพราะวิธีลัดเหล่านี้ จะช่วยประหยัดเวลาไปได้มากอยู่พอสมควรเลยทีเดียว
6. ลดความเสี่ยงในเรื่องต่าง ๆ ในสังคมปัจจุบันมีเรื่องให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายอยู่มากมาย ทั้งค่าน้ำ ค่าไฟ อาหารการกิน ค่ารักษาพยาบาลและอื่น ๆ อีกสารพัด ดังนั้นแล้วคุณจึงควรที่จะระมัดระวังการใช้จ่ายในแต่ละเดือนให้ดี อีกทั้งเรื่องของความเสี่ยงต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น การทำบัตรเครดิต หรือการลงทุนที่ไม่เกิดประโยชน์ก็ควรจะหลีกเลี่ยงเช่นกัน เพราะนั่นไม่ได้เป็นสิ่งที่รับประกันว่าคุณจะมีชีวิตที่ดีขึ้นแต่อย่างใด
7. บางครั้งโทรศัพท์ก็เร็วกว่า เคยไหมที่การนัดพบปะเพื่อพูดคุยเรื่องสำคัญ ๆ ทั้งกับลูกค้าหรือบุคคลอื่น ๆ แล้วต้องมานั่งเสียเวลารอการตอบกลับทางอีเมล์ว่าว่างหรือไม่ว่าง สะดวกที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร ขอให้จำไว้เสมอว่า หากเป็นเรื่องที่มีความสำคัญมาก ๆ ควรที่จะโทรศัพท์ไปสอบถามหรือบอกกล่าวจะดีที่สุด ซึ่งการโทรศัพท์นี้จะช่วยให้พูดคุยสื่อสารได้สะดวกและรวดเร็วกว่า และไม่ต้องเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์อีกด้วย
8. เทคโนโลยีช่วยคุณได้ ทุกวันนี้เทคโนโลยีได้รับการพัฒนาให้ก้าวกระโดดไปไกล และมีความหลากหลายซึ่งสอดคล้องกับสไตล์การทำงานที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งคุณสามารถนำเทคโนโลยีเหล่านี้มาปรับใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อการทำงาน อาทิเช่น ใช้ "กูเกิ้ล" (Google) ในการค้นคว้าหาข้อมูลต่าง ๆ หรืออาจจะใช้สมาร์ทโฟนที่สามารถตอบโจทย์การใช้งานของคุณในแต่ละวันได้เป็นอย่างดี รวมไปถึงการใช้บริการทางอินเทอร์เน็ตในการจัดการกับธุรกรรมต่าง ๆ เช่น การทำธุรกรรมทางการเงิน ซื้อของออนไลน์ ฯลฯ ซึ่งนี่จะเป็นตัวช่วยสำคัญให้คุณสามารถจัดสรรเวลาได้ลงตัวมากยิ่งขึ้น
9. จัดการพื้นที่ทำงานของคุณซะบ้าง บนโต๊ะทำงานรกหรือเปล่า รอบ ๆ โต๊ะเต็มไปด้วยกองเอกสารหรืองานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานอยู่เต็มไปหมดใช่หรือไม่ อย่ามัวทนอยู่กับสภาพแวดล้อมนั้นอีกต่อไป จัดการเคลียร์พื้นที่และทำความสะอาดซะบ้าง จัดการข้าวของแต่ละอย่างให้เป็นที่เป็นทาง อะไรที่สำคัญก็แยกเอาไว้ต่างหาก เพื่อจะได้หยิบใช้ได้อย่างสะดวก นอกจากจะได้พื้นที่การทำงานที่สะอาดตาและมีพื้นที่ใช้งานมากขึ้นแล้ว ยังช่วยให้คุณเกิดความรู้สึกอยากจะทำงานมากขึ้นกว่าเดิมด้วย
10. หากิจกรรมทำเมื่อมีเวลาว่าง เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่เราอยากให้คุณทำจนติดเป็นนิสัย เพราะเมื่อใดก็ตามเมื่อคุณมีเวลาว่าง คุณควรจะหากิจกรรมทำ เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์ ไม่ว่าจะเป็นการอ่านหนังสือ ดูหนัง ฟังเพลง จิบกาแฟ เล่นเกมลับสมอง ฯลฯ รวมไปถึงการดูแลตัวเองด้วยการออกกำลังกายอย่างสม่ำเสมอ ก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่เข้าท่าอย่างยิ่ง เพราะนอกจากจะได้ร่างกายที่แข็งแรงแล้ว ยังช่วยเติมความสดชื่น แจ่มใส พร้อมที่จะลุยกับการทำงานได้ต่อไป
11. กำหนดระยะเวลาที่ชัดเจน ไม่ว่าคุณจะทำอะไรก็ตามแต่ ก็ควรที่จะมีการกำหนดระยะเวลาในการทำสิ่งนั้น ๆ ไว้บ้าง เพราะนั่นจะช่วยให้คุณได้ทำในสิ่งต่าง ๆ ได้มากยิ่งขึ้น และสามารถตัดสินใจที่จะทุ่มเวลาให้กับสิ่งที่คุณจะทำได้อย่างง่ายดายอีกต่างหาก โดยเฉพาะกับเรื่องงานด้วยแล้ว รับรองได้เลยว่าจะทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพแน่นอน แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ควรจะแบ่งเวลาให้เหมาะสมและลงตัวด้วย อาจจะลองใช้สูตร การใช้ชีวิตแบบ 80 / 20 ดูก็ได้ กล่าวคือ หากชีวิตมีสัดส่วนเต็ม 100 % ในส่วนของ 80 % นั้น เป็นส่วนที่ควรจะมุ่งมั่นกับสิ่งที่ทำอย่างเต็มที่ ขณะที่ 20 % ที่เหลือนั้นคือการใส่ใจและให้ความสำคัญกับตนเอง เพื่อให้ร่างกายได้รับการพักผ่อนจากความเหน็ดเหนื่อยมาตลอดทั้งวัน
12. เลิกคิดมากกับเรื่องที่ไม่จำเป็น เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ บางเรื่อง อาทิเช่น หงุดหงิดเพราะคำพูดของคน หรืองานที่ทำออกมาแล้วไม่ได้ดั่งใจ เหล่านี้ถือเป็นเรื่องที่ไม่สมควรเก็บมาคิดให้วุ่นวายปวดหัวเล่น อะไรที่ปล่อยวางไปได้ก็ปล่อย ๆ ไป เพียงเท่านี้ก็จะทำให้ชีวิตมีความสุขขึ้นอีกเยอะเลยล่ะ
13. มีข้อสงสัยก็ถามซะ อย่าให้ค้างคา เป็นเรื่องสำคัญอีกเรื่องหนึ่งที่ไม่ควรมองข้าม เพราะหากคุณมีปัญหาหรือข้อสงสัยใด ๆ แล้วเก็บเงียบเอาไว้ ไม่ถามหรือปรึกษาใคร อาจจะทำให้งานที่ทำมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ซึ่งนั่นจะทำให้เสียเวลาในการแก้งานและอาจก่อให้เกิดการเสียความรู้สึกได้
14. มีมาตรฐานในการทำงาน ในการทำงานแต่ละครั้ง ควรที่จะมีมาตรฐานสำหรับตัวเองเอาไว้เสมอ กล่าวคือควรที่จะตั้งข้อกำหนดของตัวเองต่อการทำงานว่าสามารถทำได้ดีมากน้อยขนาดไหน เพิ่มเติมได้หรือไม่ หรือสิ่งไหนมากไป ควรจะลดลงมาบ้างหรือเปล่า เป็นต้น โดยการกำหนดมาตรฐานของตัวเองนี้จะทำให้คุณพัฒนาการทำงานของคุณให้เต็มเปี่ยมไปด้วยประสิทธิภาพอย่างสูงเลยทีเดียว
15. รวมธุระสำคัญให้จัดการได้ภายในวันเดียว ธุระสำคัญอย่างเช่น การติดต่อกับทางราชการ จัดการด้านธุรกรรมต่าง ๆ ที่ต้องใช้ความรอบคอบและระมัดระวังมากเป็นพิเศษก็ควรจะรวบรวมเอาไว้ แล้วจัดการให้เสร็จภายในวันเดียว เพราะแน่นอนว่าคุณคงไม่ยากจะลางานหรือเสียเวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวันในการจัดธุระเหล่านี้แน่ ๆ
16. ใช้อำนาจอย่างถูกวิธี หากคุณมีลูกน้องหรือผู้ช่วยอยู่ในปกครองแล้วล่ะก็ กรุณาใช้อำนาจหน้าที่ที่มีอย่างเหมาะสมด้วย ประเภทที่ว่าชี้นิ้วสั่งอย่างเดียว ตะโกนเสียงดัง หรือขึงขังตลอดเวลาก็ขอให้เลิกซะ เอาใจเขามาใส่ใจเราบ้าง เพราะถ้าเป็นตัวคุณโดยเองบ้าง ก็คงไม่ชอบอยู่เหมือนกันแน่ ๆ พูดจาดี ๆ ให้งานอย่างเหมาะสมจะได้ทำงานร่วมกันได้อย่างมีความสุข
17. จัส เซย์ "โน" ...รู้จักปฏิเสธเสียบ้าง จัส เซย์ "โน" นี้ไม่ได้พูดถึงเรื่องของยาเสพติดแต่อย่างใด แต่หมายถึงการกล่าวปฎิเสธไว้บ้าง เพราะบางครั้งการปฏิเสธก็เข้าท่ากว่าการกล่าวยินยอมมาก ๆ ยกตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการที่จะกลับบ้านหรือรู้สึกไม่อยากไปงานเลี้ยงสังสรรค์กับเพื่อนร่วมงาน ก็ควรบอกปฏิเสธไป เพราะยังไงซะก็ไม่ได้มีแค่งานนี้งานเดียวเสมอไป เอาไว้โอกาสหน้าก็ไม่เสียหาย
18. สร้างแรงกระตุ้นให้ตัวเองอยู่เสมอ เมื่อใดก็ตามที่คุณรู้สึกท้อแท้ ตื้อ ๆ คิดอะไรไม่ค่อยออก ขอให้หยุดพักสักหน่อย แล้วลองหาสิ่งที่สามารถสร้างแรงกระตุ้นให้กับตัวคุณได้ วิธีนี้จะทำให้คุณเกิดความรู้สึกทีดียิ่งขึ้น หรือบางทีคุณอาจจะมีการตั้งเป้าหมายไว้เพื่อเป็นแรงจูงใจในการกระตุ้นตัวเองก็ดีไปอีกแบบ
19. เคลียร์อีเมล์บ้างก็ดีนะ คุณเป็นอีกคนหนึ่งหรือเปล่าที่มีอีเมล์มากมายนับร้อยรับพันฉบับค้างคาอยู่ในกล่องจดหมาย ลองหาเวลาเคลียร์อีเมล์เหล่านี้ดู เมล์ไหนที่อ่านแล้ว เมล์ไหนที่เป็นอีเมล์ขยะ หรือไม่มีความสำคัญอะไรก็ลบทิ้งไปซะบ้าง เพื่อความสะดวกต่อการเช็คเมล์ในครั้งต่อ ๆ ไป
20. บอกเพื่อนให้รู้ด้วยว่ากำลังทำงาน หลายคนคงจะติดเพื่อน ต้องการคุยกับเพื่อนอยู่ตลอดเวลา แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ควรจะแยกแยะด้วย เพราะคุณคุยกับเพื่อนในระหว่างการทำงาน งานก็คงไม่มีทางเสร็จอย่างแน่นอน บอกเพื่อนให้รู้ว่าคุณกำลังทำงาน เพื่อที่เขาจะได้ไม่รบกวนเวลาทำงานของคุณมากจนเกินไป และตัวคุณเองก็จะได้มีสมาธิและตั้งใจทำงานต่อไป
21. ยุ่งนัก ก็หาคนช่วย คนเรามีหน้าที่การงานหรือเรื่องต้องรับผิดชอบอยู่อย่างมากมาย แต่หากมีมากเกินไป หรือทำไมไหว ก็ควรจะหาคนมาช่วยแบ่งงานไปบ้าง เพื่อให้งานเสร็จได้ทันกำหนดและมีเวลาในการจัดการกับตัวคุณเองได้มากยิ่งขึ้น
22. จดบันทึกก็ดีนะ การจดบันทึกเป็นวิธีการเรียนรู้และจดจำที่ดีอีกวิธีหนึ่งที่ช่วยเสริมให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะในเรื่องของรายละเอียดหรือใจความของเนื้อหาสาระสำคัญต่าง ๆ เพราะแน่นอนว่าคุณจำรายละเอียดต่าง ๆ เหล่านั้นได้ไม่หมดแน่ ที่สำคัญยังเป็นการได้พัฒนาการทำงานให้เป็นระบบมากขึ้นอีกด้วย
23. เหนื่อยวันนี้ สบายวันหน้า ขอให้คิดไว้เสมอว่าการที่คุณต้องเหน็ดเหนื่อย ทุ่มเทกับการทำงานนั้น ถือเป็นส่วนหนึ่งที่จะทำให้ชีวิตของคุณมีความสบายและก้าวหน้ามากยิ่งขึ้น ขอให้มองในแง่ของประสบการณ์ชีวิตดี ๆ ที่ได้พบและเจอสิ่งที่อาจเป็นบทเรียนให้กับชีวิตต่อไป
24. ทำให้เป็นเรื่องง่ายเข้าไว้ ไม่ว่าจะทำอะไรก็ตามแต่ ขออย่าได้ต้องคิดอะไรที่ยุ่งยาก ซับซ้อน และเข้าใจยาก เพราะนั่นไม่ทำให้เกิดประโยชน์ใด ๆ ขึ้น มิหนำซ้ำยังจะทำให้เกิดความเครียดโดยใช่เหตุอีกต่างหาก ทำให้เป็นเรื่องที่ง่าย ๆ เข้าไว้ จะทำให้เกิดการคิดและการตัดสินใจอย่างมีเหตุผลมากยิ่งขึ้น
25. ลงมือทำเลย เหนือสิ่งอื่นใด ไม่ว่าจะมีมากมายกี่วิธีหรือกี่ร้อยกี่พันข้อก็ตาม หากไม่เริ่มลงมือทำสักที ก็ไม่เกิดผลแน่ ๆ ดังนั้นแล้วอย่ามัวแต่เสียเวลาเลย เริ่มลงมือทำกันเลยดีกว่า เพื่อหน้าที่การงานที่ก้าวหน้าและมีประสิทธิภาพมากที่สุด
ได้รู้วิธีดี ๆ ทั้งหมดนี้แล้ว เราขอรับรองได้เลยว่าหากคุณนำไปปรับใช้กับการทำงานของคุณแล้วล่ะก็ งานที่คุณทำนั้นจะเต็มเปี่ยมไปด้วยประสิทธิภาพอย่างแน่นอน.. ฟันธง !!
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น